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¿No es odioso recibir correo electrónico con documentos adjuntos en formato Word? es insoportable. Y lo que es aún peor, impide que usuarios den el salto al software libre. Quizás podamos detener esta práctica mediante un sencillo esfuerzo colectivo. Todo lo que debemos hacer es pedirle a cada persona que nos envía un archivo en adjunto en tal formato que reconsidere su forma de hacer las cosas.

La mayoría de los usuarios de ordenadores utiliza Microsoft Word; para su desgracia, pues es software privativo y les impide la libertad para estudiarlo, cambiarlo, copiarlo y redistribuirlo. Ello, sumado al hecho de que Microsoft cambia el formato interno de los ficheros Word con cada nueva versión, obliga a sus usuarios a actualizarlo de forma implícita, lo quieran o no. En unos años podrían incluso encontrarse que documentos que escriben hoy no podrán ser leídos para aquel entonces.

De igual forma nos duele cuando alguien presupone que usamos Word y nos envían, o nos piden que les enviemos, documentos en tal formato. Algunas personas publican documentos en este formato. Algunas organizaciones sólo aceptarán documentos en dicho formato: oí que hay gente que no pudo presentarse a un trabajo porque los currículum debían enviarse en formato Word. Incluso, a veces, entidades gubernamentales imponen el uso del mismo, lo cual es realmente ultrajante.

Para nosotros, los usuarios de sistemas operativos libres, recibir documentos en formato Word supone un problema o un inconveniente. Pero sin duda la peor parte recae sobre usuarios que intentan usar sistemas libres: dudan porque sienten que deberían tener Word a mano para poder leer documentos de este tipo que pudieran recibir. La práctica de usar el formato secreto de Word para el intercambio de información coarta el crecimiento de nuestra comunidad y el esparcimiento de la libertad. Si bien solemos notar la molestia ocasional de recibir un documento de Word, este daño continuo y persistente a nuestra comunidad usualmente no nos llama la atención. Sin embargo es algo que está presente, constante y permanentemente.

Muchos usuarios de GNU que reciben documentos de Word buscan el modo de vérselas con ellos. Puede arreglárselas para descubrir el texto ASCII examinando el archivo. Actualmente existe software libre capaz de leer cierto subconjunto de documentos de Word; pero no todos, el formato es secreto y no ha sido decodificado en su totalidad. Aún peor, Microsoft puede cambiarlo en cualquier momento.

Y lo peor de todo, ya lo ha hecho. Microsoft Office 2007 usa el formato patentado OOXML por defecto (este es el que Microsoft consiguió que se declarara como «estándar abierto» gracias a la manipulación política y el control de los comités de estándares). El formato actual no es completamente el OOXML, y no está totalmente documentado. Microsoft ofrece licencias de dicha patente con carácter gratuito, pero en una forma que no permite su implementación por programas libres. Pronto comenzaremos a recibir documentos Word en un formato que a los programas libres no les estará permitido leer.

Cuando recibe un documento de Word, si cree que es un caso aislado, es natural intentar solucionar el problema por su cuenta buscando una forma de leerlo. Pero cuando es la instancia de una práctica sistemática perjudicial, es necesario afrontarlo de otra forma. Arreglárselas para leer el archivo es tratar un síntoma de una enfermedad crónica. Lo que realmente queremos es impedir que la enfermedad se propague. Esto significa que debemos convencer a las personas de que no envíen o publiquen documentos en este formato.

Por eso yo respondo a aquellos que me envían documentos adjuntos en formato Word con un mensaje respetuoso que explica porque enviar documentos a los demás en dicho formato no es correcto, y pidiendo que me reenvíe dicha información en un formato no secreto. Esto es mucho menos trabajoso que intentar leer el ofuscado texto ASCII en el archivo Word. Y encuentro que la gente usualmente entiende la cuestión, muchos incluso aseguran no volver a enviar ficheros en formato Word a otras personas.

Si todos hacemos esto, el efecto será más notable. Aquellos que ignoran una petición amable podrían cambiar de actitud si recibesen múltiples peticiones en el mismo tono de diferentes personas. Podríamos dar al «no envíe el formato Word» el estatus de netiquette si a cada uno de los que lo hacen le exponemos esta cuestión de forma sistemática.

Para hacerlo de forma más eficiente, probablemente quiera escribir un único mensaje que pueda enviar cada vez que sea necesario. He incluido dos ejemplos: la versión que he estado usando últimamente y una nueva versión que sugiere al usuario de Word como convertir sus textos a formatos más útiles. También incluyo varias sugerencias propuestas por otras personas.

Puede usar las mismas respuestas si así lo desea, o puede personalizarlas o escribir las suyas propias. Después de todo, esta campaña será más efectiva si no todos los mensajes parecen respuestas automáticas y reflejan en modo alguno la personalidad de quien las escribe.

Estas respuestas están destinadas a individuos que envían ficheros en formato Word. Una organización o empresa que impone el uso de dicho formato requiere de otro tipo de respuesta, en la que podría usar cuestiones razonables que no se aplicarían a acciones de un individuo.

Algunas secciones de recursos humanos piden currículum en formato Word. Sorprendentemente, algunas de ellas lo hacen incluso cuando buscan para un proyecto de software libre (no es probable que consigan contratar a alguien competente para un trabajo de software libre). Para ayudar a cambiar esta práctica puede incluir en su currículum un enlace a esta página, y a continuación una lista de enlaces dónde su currículum esté disponible en otros formatos. Cualquiera buscando una versión de su currículum en formato Word probablemente leerá esta página.

Esta página habla sobre los adjuntos de Word, ya que es el caso más común. No obstante, las mismas cuestiones se aplican a otros formatos privativos, como PowerPoint y Excel. Si lo desea, por favor, adapte sus respuestas para cubrir esos adjuntos también.

Dado el tamaño de nuestra comunidad, con sólo pedirlo, podemos marcar la diferencia.

Me envió el archivo adjunto en formato Microsoft Word, un formato privativo y secreto, por lo que yo no puedo leerlo. Si me envía el mismo en texto plano, HTML o PDF podré hacerlo.

Enviar documentos en formato Word tiene consecuencias negativas, ya que esta práctica insta a utilizar software de Microsoft. En efecto, usted se convierte en un pilar para el monopolio que dicha compañía trata de imponer. Este problema supone en especial un obstáculo importante para la adopción de sistemas GNU/Linux. ¿Podría, por favor, reconsiderar el uso del formato Word en la comunicación con otras personas?

Me envió el archivo adjunto en formato Microsoft Word, un formato privativo y secreto, por lo que me es muy difícil de leer. Si me envía el mismo en texto plano, HTML o PDF lo leeré.

Distribuir documentos en formato Word es malo para usted y los demás. No puede asegurar si dicho documento se verá igual si alguien lo lee con una versión de Word diferente. Incluso podría ser que no lo pudiesen ver.
Recibir ficheros adjuntos en formato Word no es recomendable dado que podrían acarrear algún tipo de virus (véase http://en.wikipedia.org/wiki/Macro_virus). Enviar documentos de Word puede ser perjudicial debido a que normalmente incluyen información oculta acerca del autor, permitiendo a aquellos que lo saben espiar las actividades del autor (quizá usted). El texto que creyó haber borrado podría estar presente y ponerle en una situación embarazosa. Véase http://news.bbc.co.uk/2/hi/technology/3154479.stm para más información.

Pero sobre todo, enviar documentos de Word, insta a las personas a utilizar software de Microsoft y contribuye a negarles cualquier otra opción. En efecto, se convierte en un pilar para el monopolio que dicha compañía trata de imponer, y ello supone un gran obstáculo de cara a la adopción mayoritaria del software libre. ¿Por favor, podría usar otra forma de mandar la información en lugar de Microsoft Word?

Convertir el documento a formato HTML desde Word es bastante sencillo. Abra dicho documento, haga clic en el menú «Archivo», después en «Guardar Como», y, en la opción «Guardar como tipo», en la parte inferior de la ventana, elija «Documento HTML» o «Página Web». Después haga clic en «Guardar». Entonces podrá adjuntar el nuevo documento HTML en vez de su documento Word. Tenga en cuenta que Word cambia de forma inconsistente, si ve los nombres del menú ligeramente diferentes por favor pruébelos.

Para convertir el documento en formato de texto plano el proceso es prácticamente el mismo. En vez de seleccionar HTML elija «Sólo Texto» o «Documento de Texto», en la opción «Guardar como tipo».

Su sistema también podría tener un programa para convertir dicho documento a formato pdf. Haga clic en «Archivo => Imprimir». Busque entre las impresoras disponibles y seleccione el conversor a pdf. Haga clic en el botón e introduzca un nombre para el nuevo fichero cuando se lo solicite.

Vea http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.es.html para más información sobre este problema.
Otro método sugerido por Bob Chassell. Es necesario modificarlo para cada caso en concreto, y presupone que somos capaces de extraer los contenidos del documento con el fin de saber el espacio que ocupan en disco.
Estoy confuso. ¿Por qué has decidido enviarme 876,377 bytes en tu último mensaje cuando el contenido del mismo solamente ocupa 27,133 bytes?

Me has enviado cinco archivos en el formato no estándar e hinchado .doc, el cual es un formato secreto, en lugar de en el formato internacional, público y más eficiente, el texto plano.

Microsoft puede (tal y como recientemente ocurrió en Kenia y Brasil) hacer que la policía local haga cumplir leyes que prohíben a los estudiantes inspeccionar código fuente, prohíben a emprendedores iniciar nuevas compañías y prohíben a profesionales ofrecer sus servicios. Por favor, no les des tu apoyo.

John D. Ramsdell, sugiere desaconsejar el uso de Microsoft Word y PowerPoint para archivos adjuntos mediante el siguiente comentario en su fichero .signature:

Por favor, evite enviarme documentos adjuntos en formato Word o PowerPoint.

Lea http://www.gnu.org/philosophy/no-word-attachments.es.html

Aquí puede leer la respuesta que Alexandros Papadopoulos suele enviar a correos electrónicos que contienen archivos adjuntos en formato Word.

Kevin Cole, de la universidad Gallaudet, en Washington, D.C envía esta respuesta automática cuando recibe un documento adjunto en formato Word. (Creo que es mejor enviar respuestas de forma manual, y dejar claro que uno así lo ha hecho, porque aquellos que las reciben la aceptarán mejor.).
Father Martin Sylvester ofrece una respuesta más elaborada en la que añade el concepto de descortesía por parte quien envía archivos adjuntos en formato Word, dado que no es posible saber cuando el receptor podrá leerlo o no.